从利冲检索开启律师数字化之门

当今数字化经济发展浪潮席卷全球，律所的转型也在近几年迅速升温。互联网、云计算、大数据、AI人工智能等创新技术快速发展，为律师事务所带来了崭新的发展机遇和挑战。律所作为法律服务市场的重要供给端，适时调整势在必行。

与此同时，法律服务市场呈现一种快速扩张、竞争加剧的形势，根据司法部的全国律师诚信信息公示平台的数据显示，截至2021年12月，全国律所总数为36250家。在2022年1月24日，司法部官网发布《全国公共法律服务体系建设规划（2021-2025）》，文件指出，到2025年，全国执业律师将达到75万名的规模。

多重因素影响下，律所管理较以往呈现了较大不同。面对律所规模扩张、律师人数增加、律师们的执业领域交叉，如何做好律所层面的风险控制，提高律所利冲检索质效，在细节上落实到位，值得每个律所重视和研究。

利益冲突是律师执业行为规范的核心问题，也是律师在执业活动过程中经常会面临的普遍性问题，除了“同一律师事务所的律师同时担任双方当事人的代理人”这种直接利益冲突以外，还有一些相对难以识别、但是应该引起律所重视的间接冲突。律师与委托人的关系、律师事务所的管理模式、律师的流动等，都会产生利益冲突问题，为了解决这样的利益冲突问题，大多数律所都有相关的利益冲突流程和管理办法；部分律所建立了案件库，由专人负责登记和管理，把大量案件信息录入库中；但很多律所的案件库实际上只是使用Excel进行登记，利冲检索则在表格内查询，虽然聊胜于无，但是检索起来不仅费时间还存在一定的疏漏，尤其对于存在间接冲突的情形，往往因为检索不全面而难以识别。部分律所也购置了协同办公软件，但功能并没有全面打通，有些是侧重文件管理、有些侧重运营搭建、有些侧重案例检索；有些利冲检索系统功能过于简单，需要多次手工检索和人工进行综合判断。

要避免以上问题，规范律师事务所的业务活动和律师执业行为，切实保障当事人合法权益和律师执业权利，高效解决利益冲突问题，这就要求律所使用的法律类技术工具足够强大，尽可能全面掌握律所案件信息，包括但不限于本所当事人、对方当事人、非诉项目中的交易相关方、所涉公司的法定代表人和股东情况等，作为充分的数据支撑，通过大数据实现低风险、高效率的全面利益冲突检索。

要改变目前利冲检索效率低下、操作不便的现状，可以从以下几方面着手：

法律服务产品无法像普通商品一样提前制造、储存，然后销售，其具有无形性、易逝性的特点，加上律师事务所在发展初期并没有刻意去收集客户资料，只是在建立委托关系时由承办律师登记客户资料信息，结案后往往与卷宗一起束之高阁，律所便无法对这部分客户资源进行积累与分析，也不利于案件客户的检索和查询，更是加大了利冲检索不全面的风险。因此，律所必须借助科学的客户管理方法，通过将客户的各项资料加以记录、保存、整理和应用，建立起统一完备的客户数据库。

律所在前期的法律服务商洽过程中，或者接收新案件的时候，都会要求律师、业务秘书等人员先核查利冲情况，在利益冲突业务库中输入客户方名称、对手方名称、相关方名称等信息，系统能够根据用户习惯“按照名称等条件匹配的方式逐个检索”来判断是否存在利冲，并且反馈相关风险提示；接着律所行政需要进一步审批律师、业务秘书发起的利冲检索流程，对于存在利益冲突的案件，利冲负责人还需进一步核实，包括：客户名称、核实案件名称、承办律师，询问承办律师当前案件是否继续提供法律服务，或法律服务已经结束多长时间，最后向律所合伙人汇报利冲核实结果，最终由律所风控判断是否拒绝退回或者接收该案件。

对于利冲检索审批合格的，可申请登记新案件，申请人需进一步完善客户信息，填写的内容有：客户名称、联系方式、客户联系人、案件名称、业务内容、承办律师、关联方名称、对方当事人等信息，在系统提示的内容里填写完成上述内容后，系统会自动生成案件合同编号，律师或者业务秘书凭借案件合同编号进行下一步的案件审批流程和签约完成新案件的服务内容。律师、业务秘书等工作人员根据上述内容不断录入客户信息资料，并通过利益冲突检索的层层审批流程管理，每一个录入的客户信息、案件内容、审批流程、文件归档等动作都被记录和留存，最终完成利冲检索和案件客户的建档，由此经过长年的积存会形成相当规模的“客户信息数据库”。

利冲检索是律所合伙人、专职律师、律所行政和业务秘书等多方人员日常的重要工作之一，也是不可或缺的工作习惯。利冲检索不仅发生在立案登记时，在法律服务前期的洽商过程中，对外发送律师函、法律意见书、尽职调查报告、催款函等文件中，都需要进行即时的利冲检索，不能松懈马虎。无论是身在办公室、或客户现场，还是在外出差途中、居家办公等，律师、业务秘书、律所行政等人员，都可以通过电脑或手机客户端登录律师事务所的业务管理系统，实现随时随地的利冲检索，24小时不受限地解决客户需求，真正开启律所律师办公的云端模式。

突如其来的新冠肺炎疫情，对律所高效协同办公提出了更高的要求，也一定程度上加速推动了律所的数字化转型发展。近年来，一批律师事务所积极探索数字化转型之路，数字化律所、云端律所等成为行业热；与此同时，移动互联技术的发展，手机已然成为人类身体重要的“一部分”，当下5G网络的全面提速，数字化尤其是移动数字化，已经遍布人们日常生活和工作的方方面面。而对律师而言，外出时总有奔波不完的路程，高效的利冲检索不仅是为本地办公的律师提供了便利，更是为出差在外、跟客户洽谈过程中的律师能够随时随地进行利冲检索，消除了地域的局限性，提升了办公效率。律师通过手机客户端进行利冲检索，律所利冲审批人同样可通过移动终端一键审批，申请人可以在第一时间获得通知，系统也支持提交解决方案，更有利于律师应对突发的检索需求，有效利用碎片化时间。

俗话说：工欲善其事，必先利其器。律师事务所的发展，离不开科技手段或数字化工具的支撑。处理立案登记时进行的利益冲突检索，是律师事务所在业务管理层面的风险控制的第一道防火墙，通过借助智能化工具，全方位提高利冲检索效率，才能解放律师的心力，释放律师的时间，让法律更好地实现价值。

律所主要的使命是为客户提供高效优质的法律服务，如何运用信息技术赋能律所，为律所数字化转型保驾护航，需要借助专业法律科技公司的力量。当一家律师事务所不断的扩大规模，律师人数剧增，业务量不断增加和律师工作饱和度的上升，委托人之间利益冲突的可能也会相应加大。如果没有建立新案件的统一登记制度，没有利益冲突即时检索的智能化系统，就很难踏出随时随地、24小时不受限地解决客户需求的第一步。

因此，借助智能化平台，实现律师、业务秘书、律所行政随时随地登录系统预检索，快速查找以往相关案例和信息，以快速确定是否可以接受此案件，并且能够通过预先检索快速评估新的案件候选，接着利冲检索的流程会到律所审批人系统内，并在流程之外自动生成审批表单，利冲检索申请人和审批人可以直观地看到审查的进展，实时了解利益冲突的状态，并双重保证接案的安全性。

对于新案件系统显示无利益冲突风险的案件，审批人则直接审批案件通过，系统会自动生成案件编号等信息，凭相关信息签署后续的案件服务内容；对于存在潜在利冲风险的案件，系统会有关键词提示，审批人根据系统关键词信息进一步核实到具体案件，根据案件办结情况等判断最终是否可以收案，通过这种方式让律师告别繁琐的冲突查询，全面提升律师的工作效率。无论如何，借助智能化工具，法律服务将有可能变得更加便捷、高效和可以信赖，并且层出不穷的利冲检索系统和技术突破正改变着法律这一行业的未来前景。

律所的经营管理具有诸多风险与不确定性，作为律师日常接案的首要工作利益冲突检索显得尤为重要。如今，借助良好的智能化平台系统，已实现从利益冲突检索到合同审批、律师收费和归档管理的全流程电子化，流程节点清晰，履约、收款实时便捷，不仅可以随时随地进行高效利冲检索，进行规范的系统审核，实现风险把控，更是可将各种制度内化于规则、外化于系统流程之中，实现风控合规、通讯互动、知识共享和高效协同办公，比如常见的案件审批、费用报销、公章用印、业务分工合作、资源共享等，有利于加快律所资源整合和优化配置。

疫情影响之下，律师们得通过微信、邮件、视频会议等多种方式实现远程办公，这就是数字化办公的一种表现。在快速发展的数字化时代之下，任何个人和组织都无可避免面临着数字化的问题，法律行业同样会面临战略拐点。

数字化律所的发展，不仅仅停留于规避运营风险，简化流程、无纸化高效协同办公等方面，也不是开通一个企业微信、使用一款效率工具、购买一批软件账号这类具体事项的集合，而是基于数字化产品，建立数据流动、数据分析能力，是对沉淀数据进行分析和再利用，利用数字化工具与方法，实现立案申请、利冲审查、协议签订、文书盖章、案件办理、费用结算、结案归档以及业务合作、案件研讨等事项的线上化、远程化、数字化综合运用，形成知识管理、用户管理、行为管理、合同管理、服务管理以及品牌管理，进而实现组织创新、人才创新、产品创新、业务创新，极大提升律师工作质量、效率和客户体验感。

最后，分享笔者所在的建纬（深圳）律师事务所的数字化经验。大约在2012年，建纬深圳引入了法律行业信息化软件北大法意；两年后改用协同管理软件泛微，并在2017年同步使用Alpha操作系统，又在3年前增加使用智能移动办公平台钉钉，不断优化升级所内使用的办公软件。但由于几个产品之间并不互联互通，因而具有一定的局限。

建纬（深圳）律师事务所主任贺倩明意识到，只有依靠先进的数字化技术，研发适应律所运营需要的软件系统，才能够满足律所长足发展的需要，因而在2018年年底，贺倩明主任牵头联合顶级法律团队和AI团队，并携手中国科学院深圳先进研究院建立中科院深圳先进院-得理法律人工智能联合实验室，正式启动了建纬（深圳）的数字化转型之路。

经过三方专业人员的多番打磨后，成功研发为法律人士量身打造的“得理律助”智慧云办公平台。在这个智能化平台系统上，不仅能够实现随时随地进行利益冲突检索，更是囊括了合同管理、客户管理、项目任务管理、大数据检索工作等律师业务工作的多样化功能，非常适用于对律师日常业务有线上管理需求以及期望能够高效协同的律师团队，而且不是简单的工具或平台，而是集管理、权益、协作于一体的数字化律所操作系统，融合了律所运营的各个阶段，打通了不同节点、不同工具、不同主体的数据孤岛，创造性地实现了作业闭环，使有效管理与提高效率成为可能并和谐统一，为法律市场提供性价比更好的服务。

数字经济发展速度和发展规模都已超出想象，任何人无法预测未来，所以建纬（深圳）将在数字化转型之路上继续深耕，在资深律师和专业工程师的携手下，研发更多的数字化法律服务产品，并且继续以开放共享、合作共赢的理念，不断深化同各类法律科技公司的战略合作，持之以恒探索律所数字化转型之路。